ในการแก้ไขปัญหา มีโมเดลที่ช่วยการแก้ปัญหาหลายรูปแบบที่ใช้ในอุตสาหกรรมและสาขาต่างๆ โดยรูปแบบหนึ่งที่ใช้กันโดยทั่วไปคือวงจร PDCA หรือวงจรบริหารงานคุณภาพ ซึ่งประกอบด้วย 4 ขั้นตอน ได้แก่ Plan, Do, Check และ Act
Plan (วางแผน) :
ในขั้นตอนนี้ คุณจะต้องกำหนดปัญหา กำหนดเป้าหมาย และจัดทำแผนเพื่อแก้ไขปัญหา ซึ่งในขั้นตอนนี้จะเกี่ยวข้องกับการรวบรวมข้อมูล การวิเคราะห์สถานการณ์ การระบุสาเหตุที่แท้จริง และการพัฒนาแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้
Do (ปฏิบัติ) :
เมื่อคุณมีแผนแล้ว ขั้นตอนถัดไปคือการที่คุณจะนำไปดำเนินการตามแนวทางแก้ไขที่ถูกนำเสนอ โดยในขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการดำเนินการตามแผนที่กำหนด การเปลี่ยนแปลงกระบวนการหรือระบบ และการบันทึกข้อสังเกตหรือข้อมูลที่เก็บรวบรวมระหว่างการดำเนินการ
Check (ตรวจสอบ) :
ในขั้นตอนนี้ คุณจะประเมินผลลัพธ์ของแนวทางการแก้ปัญหาที่ได้ดำเนินการไป โดยให้เปรียบเทียบผลลัพธ์จริงกับผลลัพธ์ที่คาดหวังและประเมินประสิทธิภาพของแนวทางการแก้ปัญหา ซึ่งจะเกี่ยวข้องกับการวัดและวิเคราะห์ข้อมูล การดำเนินการทดสอบ และการสอบถามความคิดเห็นจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
Act (ปรับปรุง) :
จากการประเมินในขั้นตอนการตรวจสอบ จะเป็นขั้นตอนที่คุณจะต้องตัดสินใจว่าจะทำให้แนวทางการแก้ปัญหาที่ดำเนินการไปเป็นมาตรฐาน จะแก้ไข หรือจะละทิ้ง ซึ่งหากการแก้ปัญหาสำเร็จด้วยแนวทางดังกล่าว ก็ทำให้แนวทางนั้นเป็นวิธีปฏิบัติหรือกระบวนการมาตรฐานต่อไป แต่หากมีข้อบกพร่องหรือเบี่ยงเบนจากผลลัพธ์ที่คาดไว้ ก็อาจจะกลับไปที่ขั้นตอนของแผนและทำการปรับเปลี่ยนเพื่อพัฒนาแนวทางการแก้ไขปัญหา โดยขั้นตอนนี้ยังเกี่ยวข้องกับการบันทึกบทเรียนที่ได้รับจากกระบวนการแก้ปัญหาเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคตด้วย
โมเดลการแก้ปัญหา PDCA นี้เน้นการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและการแก้ปัญหาซ้ำๆ เพื่อกระตุ้นให้เกิดแนวทางที่เป็นระบบเพื่อใช้ในการแก้ปัญหา ซึ่งมีความยืดหยุ่นและสามารถปรับเปลี่ยนได้ตลอดกระบวนการ
