เมื่อเราเลือกขอบเขตของการประเมินได้แล้ว ให้เรากำหนดตัวแปรหลักดังต่อไปนี้:
การกำหนดกลุ่มเป้าหมายให้เลือกหากลุ่มที่มีความโดดเด่นทางใดทางหนึ่ง ซึ่งจะดีกว่าการที่กำหนดกลุ่มเป้าหมายเป็นกลุ่มหลายกลุ่มที่อาจจะมีระดับ Maturity ที่ต่างกันและหาค่าเฉลี่ย โดยให้พิจารณาเลือกกลุ่มที่มีคุณสมบัติบางประการที่จะเป็นประโยชน์ต่อการประเมิน ตัวอย่างคุณสมบัติสำหรับช่วยกำหนดขอบเขตการเลือกกลุ่มเป้าหมายเช่น
หากต้องการจะประเมินซ้ำเมื่อเวลาผ่านไประยะหนึ่ง (สำหรับดูแนวโน้มการพัฒนาหรือสร้าง Baselined ให้กับองค์กร) ให้แน่ใจว่าได้ใช้ขอบเขตการประเมินและกลุ่มเป้าหมายเดียวกันกับครั้งก่อนหน้า และมีการบันทึกขอบเขตการประเมินพร้อมกับตัวอย่างทั้งหมดของการประเมินที่เป็น Baselined และผลการวิเคราะห์ที่เคยวิเคราะห์ไว้ เพื่อรักษาความสอดคล้องของข้อมูล
หลังจากกำหนดขอบเขตสภาพแวดล้อมแล้ว ต่อไปจะเป็นการกำหนดขอบเขตการประเมิน โดยให้วิเคราะห์จาก Capabilities หรือกระบวนการของ FinOps Framework ซึ่งขณะนี้มีทั้งหมด 18 รายการ
ในการกำหนดขอบเขตการประเมินให้เลือกโฟกัสที่กระบวนการใดกระบวนการหนึ่ง หรือกระบวนการหลายกระบวนการที่ข้องเกี่ยวกันในโดเมนหนึ่ง ๆ ที่เชื่อว่าจะทำให้เกิด Business Value สูงและทีม FinOps ต้องใช้เวลาในการสร้างขึ้น โดยส่วนใหญ่แล้วในช่วงเริ่มต้นจะเริ่มจากโดเมน Understanding Cloud Usage & Cost หรือ Organizational Alignment หรือถ้าเริ่มทำไปแล้วบางส่วนอาจเป็นโดเมน Optimize domains, Real Time Decision Making หรือ Performance Tracking & Benchmarking ซึ่งจะดีกว่าหากเลือกที่จะโฟกัสการประเมินไปทีละกระบวนการมากกว่าการที่ประเมินกระบวนการจำนวนมากไปพร้อมกัน
กระบวนการที่แตกต่างกันจะมีปฏิสัมพันธ์และการสนับสนุนในรูปแบบที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับลักษณะและจุดแข็งของธุรกิจนั้น ๆ ดังนั้นให้พิจารณาว่ากระบวนการไหนที่มีความสำคัญสำหรับการปรับใช้ FinOps ที่สุด ณ ขณะนั้น โดยด้านล่างได้แสดงตัวอย่างความเป็นไปของการเชื่อมโยงและลำดับขั้นของกระบวนการ ในการประเมินให้พิจารณาว่ากระบวนการใดที่สอดคล้องกับบริบทขององค์กรและเป้าหมายการประเมิน ณ ขณะนั้นมากที่สุด ซึ่งควรเริ่มจากส่วนพื้นฐานที่สุดของการปรับใช้ FinOps ซึ่งจะทำให้การประเมินสามารถสนับสนุนการพัฒนาตามขั้นตอนได้
ตัวอย่างที่ 1:
ตัวอย่างที่ 2:
จากตัวอย่าง แนวคิดหลักคือการระบุกระบวนการที่เหมาะสมเพื่อทบทวนในเวลาที่เหมาะสม และเพื่อทำความเข้าใจการเชื่อมโยงลำดับชั้นของกระบวนการที่เกี่ยวข้อง ซึ่งตามแนวคิดมีความเป็นไปได้ที่จะสามารถประเมินครบทุกกระบวนการของ FinOps แต่อาจต้องใช้เวลาและการทำงานเป็นจำนวนมาก และเพื่อสร้างการประเมินที่สามารถทำซ้ำได้ มีประโยชน์และตรงเป้าหมายที่ต้องการ จำเป็นต้องใช้สมาธิในการโฟกัสส่วนที่ต้องการจะพัฒนาอย่างยิ่ง
พิจารณาลำดับความสำคัญของความรู้ กระบวนการ ตัวชี้วัด การนำไปใช้ และระบบอัตโนมัติของขอบเขตการประเมินและกลุ่มเป้าหมายของคุณ ให้จำไว้ว่าสิ่งใดคือความสำเร็จ ณ ปัจจุบัน และต้องพัฒนาอะไรมากที่สุด ตัวอย่างเช่น มีความรู้และกระบวนการขั้นต่ำที่ควรจะมีอยู่ ณ ปัจจุบันหรือไม่ อาจพิจารณาเพิ่มน้ำหนักในการประเมินส่วนนี้ให้มากขึ้น และลดคะแนนส่วนของการทำงานอัตโนมัติ (ซึ่งแนวโน้มว่าจะมีคะแนนต่ำ ถ้ายังไม่มีความรู้หรือกระบวนการขั้นต่ำ) ให้คิดถึงสิ่งที่ต้องการจะพยายามพัฒนา ณ ขณะนี้มากที่สุด
เมื่อเลือกคะแนนเป้าหมาย ให้พิจารณาระดับความสำเร็จที่ต้องการของกระบวนการที่ระบุ บางกระบวนการต้องใช้ Maturity ระดับสูง แต่บางกระบวนการอาจต้องใช้เวลาในการพัฒนาให้สมบูรณ์แบบ โดยคุณมีเป้าหมายที่จะไปถึงระดับใดในอนาคตอันใกล้นี้ การตั้งเป้าหมายคะแนนเป้าหมายในระยะสั้นที่เป็นจริงได้จะช่วยให้สามารถวัดความสำเร็จเทียบกับระดับที่ “ทำได้” ของคุณเอง
ขอบเขตการประเมินและกลุ่มเป้าหมายจะช่วยระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องและ SMEs ซึ่งแต่ละกระบวนการอาจมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและบุคคลที่เกี่ยวข้องแตกต่างกัน และอาจมีเป้าหมายในการพูดคุยเพื่อให้ได้คำตอบที่ถูกต้องที่สุดสำหรับการวิเคราะห์แตกต่างกัน ควรมีการบันทึกรายละเอียดของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและหลักฐานหรือข้อมูลของพวกเขาระหว่างการประเมิน เพื่อให้แน่ใจว่าบริบทจะถูกเก็บไว้สำหรับการวิเคราะห์ในอนาคต โดยตอนกำหนดคะแนนเป้าหมายให้พิจารณารวมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียด้วย
เมื่อสามารถกำหนดขอบเขตการประเมิน กลุ่มเป้าหมาย น้ำหนักเลนส์ และคะแนนเป้าหมาย รวมถึงสามารถระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย / SMEs แล้ว ต่อไปก็สามารถเริ่มการประเมินได้ สำหรับแต่ละกระบวนการที่ถูกเลือกมาประเมิน ตอนนี้สามารถวางแผนการประเมินโดยพิจารณากระบวนการซึ่งครอบคลุมถึงกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย / SMEs ที่เกี่ยวข้อง
ให้เริ่มต้นด้วยการให้ภาพรวมสั้น ๆ ของขอบเขตการประเมิน ทบทวนกระบวนการต่าง ๆ ให้ทุกคนที่เข้าร่วมรู้ว่าแต่ละกระบวนการคืออะไร และเหมาะสมกับส่วนไหนขององค์กรบ้าง หลังจากหน้าให้ยืนยันขอบเขตที่กำหนด และตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการสื่อสารบริบทอย่างชัดเจนก่อนเริ่มต้นประเมิน โดยใช้โอกาสนี้เป็นการขยายความรู้เกี่ยวกับ FinOps และเป็นการตรวจสอบว่าทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องมีความรู้เกี่ยวกับสิ่งที่กำลังประเมินในระดับที่ดี
ก่อนที่จะดำดิ่งลงไปในเลนส์ทั้ง 5 ให้เริ่มจากการถามคำถามบางข้อ ซึ่งขอแนะนำให้รวบรวมคลังคำถามที่จะช่วยในวิเคราะห์ข้อมูลเฉพาะแต่ละกระบวนการ ซึ่งจะต้องเริ่มเก็บหลักฐานและข้อมูลเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจเกี่ยวกับการให้คะแนนสำหรับแต่ละเลนส์ภายใต้การประเมินที่เหมาะสม หากเป็นไปได้ให้รวบรวมหลักฐานที่เป็นเอกสารเพื่อสนับสนุนคำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้ และตรวจสอบว่าหลักฐานดังกล่าวมีความเชื่อมโยงกับการประเมินส่วนที่เหลือ เพื่อให้มั่นใจบริบทและเป็นการสนับสนุนว่าผลลัพธ์นั้นถูกต้อง
สำหรับเลนส์แต่ละตัวที่กำหนดไว้ข้างต้น ให้ใช้ข้อมูลจากการอภิปรายที่รวบรวมหลักฐานพร้อมกับการพิจารณาโดยรวมเกี่ยวกับประสิทธิภาพของเลนส์นั้นภายในบริบทของกระบวนการและขอบเขต เพื่อตัดสินใจเลือกคะแนนที่เหมาะสมสำหรับเลนส์นั้น พยายามให้คะแนนด้วยเกณฑ์ที่คงที่และยุติธรรมที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และอย่าลืมเป้าหมาย FinOps สำหรับกระบวนการนั้นในบริบทดังกล่าง
หากมีความเห็นต่างกันระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่คุณกำลังสัมภาษณ์ นี่เป็นสิ่งที่ดี หมายความว่าคุณได้ระบุจุดที่น่าจะขาดความเข้าใจร่วมกันหรือขาดประสบการณ์ร่วมกัน ดังนั้นคุณจึงมีโอกาสที่จะแก้ไขสิ่งเหล่านี้ได้ทันที นอกจากนี้ยังอาจบ่งชี้ว่าบุคคลที่เกี่ยวข้องในการประเมินของคุณมีส่วนร่วมในกระบวนการจริง ซึ่งเป็นตัวบ่งชี้ที่ดีอีกประการหนึ่ง ใช้โอกาสนี้ในการเพิ่มเติมความรู้ และจัดการให้เหมาะสม
ให้คะแนนกระบวนการแต่ละอย่างเป็นเปอร์เซ็นต์ของค่าสูงสุดที่เป็นไปได้ เช่น ถ้าระดับคะแนนของคุณมีตั้งแต่ 0 ถึง 4 แสดงว่าคุณมีเลนส์ 5 ตัว – ให้คะแนนกระบวนการสูงสุดรวม 20 คะแนน แต่ละเลนส์ที่ได้รับการประเมินยังสามารถได้รับการให้น้ำหนักตามลำดับความสำคัญทางธุรกิจที่ต้องให้ความสำคัญ ณ ขณะนั้น ซึ่งการให้คะแนนอาจมีลักษณะดังต่อไปนี้ (5 กระบวนการ):
เมื่อคุณมีตัวชี้วัดเหล่านี้แล้ว หากคุณเลือกที่จะประเมินกระบวนการหลายอย่างพร้อมกัน คุณสามารถรวมคะแนนเพื่อให้ผลการประเมินโดยรวมได้ และควรเน้นส่วนที่คะแนนต่ำ (หรือศูนย์) ซึ่งจะนำไปสู่การวิเคราะห์ผลลัพธ์ของคุณ
จากตัวอย่างข้างต้น กระบวนการทั้ง 5 ที่ผ่านการประเมินมาแล้ว จะถูกแยกย่อยออกเป็นองค์ประกอบและจัดทำกราฟในรูปแบบเรียงซ้อนกันเพื่อวิเคราะห์จุดแข็งและจุดอ่อนของทั้งชุดการประเมิน และเพื่อให้เห็นส่วนที่จำเป็นต้องพัฒนามากที่สุด
จะเห็นว่า Knowledge และ Process ค่อนข้างแข็งสำหรับชุดการประเมินนี้ รวมถึง Adoption ก็มีการปรับใช้ในทุกกระบวนการแล้วเช่นกัน แต่ยังต้องโฟกัสที่การพัฒนา Metrics และ Automation ก็ได้มีการเริ่มทำในกระบวนการบางอย่าง ซึ่งเห็นได้ชัดว่ากระบวนการอื่น ๆ ยังไม่ได้มีการเริ่มใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลของ Workflow ในส่วนของ Data Analysis & Showback ที่มีการพัฒนาขึ้นทำให้ได้คะแนนโดยรวมที่ดี ซึ่งกระบวนการนี้จะเป็นพื้นฐานที่กระบวนการอื่น ๆ ต้องพึ่งพาต่อเป็นอย่างมาก ตัวอย่างเช่น Managing Anomalies ที่ต้องได้รับการพัฒนาต่อไป
จากข้อมูลนี้จะทำให้คุณสามารถระบุจุดที่ต้องปรับปรุงและอภิปรายเพิ่มเติมได้อย่างชัดเจน โดยใช้หลักฐานที่ได้มาเพื่อค้นหาจุดบกพร่องเพื่อแก้ไขและพัฒนาแผนงานสำหรับการประเมินครั้งต่อไป
หากคุณเก็บข้อมูลนี้ไว้และทำการประเมินซ้ำเป็นระยะโดยใช้ขอบเขตและเกณฑ์เดิม จะทำให้คุณสามารถมองเห็นการเปลี่ยนแปลงของคะแนนและแนวโน้มการพัฒนาได้อย่างง่ายดายเมื่อเวลาผ่านไป
เมื่อวิเคราะห์ข้อมูลผลลัพธ์แล้ว คุณสามารถใช้ข้อมูลช่วยเป็นแนวทางในการตัดสินใจโฟกัสส่วนเฉพาะ โดยการใช้คำถามที่เคยถามในส่วนของ “การรวบรวมหลักฐาน” ก่อนหน้านี้ ให้พิจารณาส่วนที่เราโฟกัสโดยเน้นองค์ประกอบของกระบวนการที่ขาดไป
จากตัวอย่าง ให้ดูที่กระบวนการ “Managing Shared Cost” ซึ่งเห็นได้ชัดว่ายังต้องพัฒนาเพิ่มเติม โดยเฉพาะอย่างยิ่งใน Metrics และ Automation ซึ่งมีคะแนนเป็น 0 อยู่ ซึ่งตอนนี้ไม่มีข้อมูลเกี่ยวกับความคืบหน้าหรือความสำเร็จและยังไม่มีเครื่องมือที่ช่วยสนับสนุนในส่วนนี้ แต่กระบวนการนี้ก็เริ่มเป็นที่รู้จักและเข้าใจกัน เริ่มดำเนินการและการปรับใช้ก็เพิ่มขึ้น ซึ่งอาจส่งผลให้ส่งมอบผลลัพธ์กระบวนการนี้ได้สำเร็จ
แต่ผลลัพธ์เหล่านั้นเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดแล้วหรือไม่?
ประการแรกคือ คุณไม่รู้ว่าการบริหารต้นทุนอย่างมีประสิทธิภาพทำงานอย่างไร เนื่องจากคุณไม่มีตัวชี้วัดที่จะพิสูจน์ และประการที่สอง เนื่องจากไม่มีระบบอัตโนมัติ จึงอาจสันนิษฐานได้ว่าความสำเร็จของกระบวนการนี้มาจากการทำงานด้วยมนุษย์เป็นส่วนใหญ่ ซึ่งอาจจะมองว่าเป็นความเสี่ยงได้ขึ้นอยู่กับลำดับความสำคัญของธุรกิจ การสร้างตัวชี้วัดและระบบอัตโนมัติจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการ และเพิ่มเวลาให้กับผู้คนในการส่งมอบคุณค่าในด้านอื่น ๆ ได้มากขึ้น
พิจารณาลำดับขั้นของกระบวนการที่ได้กล่าวไว้ในส่วน “ขอบเขตของการประเมิน” และดูว่า ณ ขณะนี้ กระบวนการใดจำเป็นต้องใช้งานเป็นอย่างมากในขั้นตอนถัดไปของแผนงาน ให้ใช้ข้อมูลเชิงลึกควบคู่ไปกับข้อมูลวิเคราะห์จากขั้นตอนที่ 3 และบริบทที่ให้ไว้ในส่วนการเจาะลึกกระบวนการ เพื่อกำหนดลำดับความสำคัญที่ต้องการจะปรับใช้ต่อไป
